e-KEŞİF: METADATA (YARDIMCI VERİ) KEŞFİ?

Amerika Birleşik Devletleri Federal Medeni Yargılama Kuralları (FRCP), keşif materyalinin bir parçası olarak Metadata (yardımcı veri) hazırlamanın gerekli olup olmadığı konusunda açık bir hüküm ihtiva etmemektedir. Yardımcı veri informel olarak “veri hakkındaki veri” olarak tanımlanmaktadır. Bir diğer tanımlamaya göre ise; veri nesneleri hakkında bilgi veren veriler olarak ifade edilmektedir[1].
Amerikan mahkemeleri ise, keşif prosedüründe yardımcı veri hazırlama konusuna çok çeşitli davalarda değinmektedirler. Bu kararlar incelendiğinde genel olarak mahkemelerin, yardımcı verilerin keşif talebi üzerine ancak gerekli olduğu ve dava ile ilintili oldukları takdirde hazırlanması gerektiği konusunda görüş birliği halinde oldukları sonucuna varılacaktır. Aşağıdaki paragraflarda bu konudaki çok yeni tarihli bir karar incelenmiştir.
[1] Sankur, Bülent; Bilişim Sözlüğü, İstanbul 2002.



Aguilar v. Immigration & Customs Enforcement Div. of U.S. Dep’t of Homeland Sec., 2008 WL 5062700 (S.D.N.Y. Nov. 21, 2008)
Bu sınıf davasında, yardımcı veri hazırlamaya ilişkin olarak bir keşif uyuşmazlığı söz konusu olmuştur. Mahkeme, davacıların yaptığı e-mail, word ve excel dokümanları ve veritabanları da dahil olmak üzere elektronik olarak saklanan bilgilerin (ESI) farklı çeşitleri için yardımcı veri hazırlanması şeklindeki talebe kısmen katılmıştır.
18 Ocak 2008 tarihinde davalıların davanın reddine ilişkin olarak verdiği dilekçeye rağmen taraflar, bir ölçüde keşif yapılması konusunda anlaşmışlardır. Davalılar, çalışanlarından ilgili materyalleri toplamaya başlamıştır. Davacılar doküman hazırlamaya ilişkin ilk dilekçelerini 15 Şubat 2008 tarihinde tebliğ etmişler, ancak yardımcı veri hazırlama şeklinden bahsetmemişlerdir. Konu ilk olarak davacılar tarafından 18 Mart 2008’de sadece söz arasında gündeme getirilmiştir.
Bu tarihte davalı taraf belge toplama vazifelerini tamamlamıştır. 22 Mart 2008 tarihinde davacılar e-maillerin ve diğer elektronik olarak saklanan bilgileirn (ESI) “TIFF” formatında, yardımcı veri alanlarını da içerecek şekilde ilişkin kütüklerle birlikte hazırlanmasını, Excel hesap çizelgelerinin ve metinlerin ve veri tabanlarının ise yerel dosya yapısı şeklinde hazırlanmasını talep etmişlerdir. Taraflar 1 Temmuz 2008 tarihinde veri tabanının hazırlama formatını tartışmak üzere buluşmuşlardır.
14 Temmuz 2008 tarihinde davalılar, elektronik olarak saklanan bilgilerin davacıların talep ettikleri formda hazırlanmasına, ilinti ve külfet gerekçeleriyle itiraz etmişlerdir. Davalılar ayrıca, davacıların dava ile ile ilintisini ortaya koymaları kaydıyla, belirli bir doküman için yardımcı veri hazırlayabileceklerini belirtmişlerdir. Çok sayıdaki teşebbüse rağmen taraflar anlaşmaya varamamışlardır. Bu nedenle, davacıların taleplerini değerlendirme işi mahkemeye kalmıştır.
Mahkeme ilk olarak çok genel bir başlıkta metada'nın ne olduğuna ve genel olarak davadaki kullanımına değinmiştir. Kararda mahkeme yardımcı verinin üç çeşidini tanımlamıştır: Substantive metadata (bağımsız yardımcı veri), system metadata (sistem yardımcı verisi) ve embedded metadata (gömülü veya tümleşik yardımcı veri). Bağımsız yardımcı veri; doküman veya dosyayı oluşturmak için kullanılan uygulama yazılımının bir fonksiyonu olarak yaratılır ve daha önce yapılan edit’ler veya editoryal yorumlar gibi dokümanda yapılan modifikasyonları yansıtır.
Sistem yardımcı verisi ise; kullanıcı veya işletmenin bilgi yönetim sistemi tarafından oluşturulan bilgileri yansıtır ve dokümanın yazarına, oluşturulma tarihi ve zamanına ve dokümanda yapılan değişiklik zamanına ilişkin bilgileri ihtiva eder. Tümleşik yardımcı veri ise; yerel bir dosyaya doğrudan veya dolaylı olarak kullanıcı tarafından girilen text numaraları, içerik, veri ve diğer bilgilerdir. Örnek olarak; hesap çizelgesi formülleri, hyperlinkler ve veritabanı bilgileri verilebilir.
Yardımcı verinin “keşfedilebilirliği” başlığına dönerek mahkeme, ilk olarak yardımcı verinin FRCP tarafından ne şekilde ele alındığını incelemiştir. İlk olarak mahkeme, FRCP içinde yardımcı veriye doğrudan atıf yapan bir hüküm mevcut olmadığını, ancak bunun keşfe ilişkin genel kurallara tabi olduğunu belirtmiştir. Yardımcı veri bu nedenle, eğer dava ile veya herhangi bir tarafın savunması ile ilgili ise ve ayrıcalıklı değilse keşfe konu teşkil edebilecektir. Mahkeme bu noktada, yardımcı veri keşfinin bir mahkemenin keşfe konu malzemenin ispat değeri ile belge hazırlamanın potansiyel yüklerini tartmasını gerektiren FRCP Kural 26(b)(2)(C)’deki dengeleme testinin konusu olabileceğine işaret etmiştir.
Kural 34’e dönerek mahkeme, elektronik olarak saklanan bilgilerin (ESI) hazırlanması için bu Kural’da yer alan isterlerin önemine ve yardımcı veri bakımından söz konusu olabilecek çıktılarına atıf yapmıştır. Mahkeme, danışma komitesinin notlarında yer alan, elektronik olarak araştırılabilir bir formda saklanan ESI’lerin, “bu özelliklerini kaldıracak veya önemli ölçüde azaltacak bir formda hazırlanamayacakları” şeklindeki talimatın altını çizmiştir.
Daha sonra mahkeme Sedona İlkelerine ve yardımcı verilere ilişkin tavsiyelerine değinmiştir. Mahkemeye göre; Sedona İlkeleri, (Kural 34’te değinildiği gibi) bir belge hazırlama şekli seçildiğinde, yardımcı verinin ispat değeri ve yine yardımcı verinin, elektronik bilginin fonksiyonel faydasını ne ölçüye kadar geliştireceği şeklindeki iki primer mülahazanın gözönünde bulundurulması gerektiğine işaret etmektedir. Sedona İlkeleri ayrıca farklı hazırlama opsiyonlarından bahsetmekte ve yerel dosya yapısı talep edilse dahi, ESI’nin PDF veya araştırılabilir metin ve seçilmiş yardımcı verileri içeren bir load file ile birlikte TIFF formatında hazırlanmasının yeterli olacağını belirtmektedir.
Son olarak içtihat hukukuna değinen mahkeme, bu konudaki birçok mahkeme kararını örnek göstermiş ve bir tarafı yardımcı veri hazırlamaya zorlamak için yapılan taleplere ilişkin olarak içtihat hukukunda açık örneklerin mevcut olduğunu vurgulamıştır. Mahkemeler genel olarak, ilk doküman talebinde istenmişse ve belge hazırlayan tarafın henüz herhangi bir formda belge hazırlamadığı durumlarda yardımcı verilerin hazırlanmasına karar vermektedir.
Bu ilkelerin ışığında, e-maillerle işe başlayarak, davacıyı bu yöndeki talebinde gecikmiş kabul eden ve davadaki e-maillerin küçük hacimlerini dikkate alan mahkeme; davalıların hazırladıkları tüm dosyalarda yardımcı veri araştırması yapmalarının gerekli olmadığına karar vermiştir. Davalı taraf daha önce, topladıkları e-mailler için yardımcı verileri hazırlayabilecekleri konusunda istekli olmalarına rağmen, mahkeme farklı şekilde hareket etmelerine karar vermiştir.
Yedekleme kasetlerindeki e-mail yardımcı verilerine ilişkin olarak mahkeme, Kural 26(b)(2)(B)’ye istinad etmiş ve tarafları masraf veya külfet yüzünden “makul bir şekilde erişilemeyecek” durumdaki bilgilerin hazırlanmasından kaçınmaları konusunda uyarmıştır. Mahkeme, bu tür bir keşfin masraflarının “tartışmasız çok yüksek” olacağını, ancak olası faydasının az olacağını belirtmiş ve belge hazırlama kararından vazgeçmiştir.

Daha sonra mahkeme davacıların tüm Word ve PowerPoint dokümanları için söz konusu olacak sistem yardımcı verilerine değinmiştir. Davacılar verinin hem dava ile ilintili olduğunu hem de dokümanların efektif araştırılması için gerekli olduğunu iddia etmektedir. Mahkeme “efektiflik” iddiasını, dokmanların davadaki küçük hacimlerini dikkate alarak reddetmiştir. İlinti iddiası bakımından ise mahkeme; davacının belge hazırlamaya ilişkin tüm masrafları taşıması gerektiğine ilişkin talebi kabul etmiştir.
Excel hesap çizelgeleri bakımından ise mahkeme, özellikle karmaşık bir hesap çizelgesindeki yardımcı verilerin potansiyel yararlılığını kabul etmiş, ancak; davadaki hesap çizelgelerinin bu derecede olmadığını belirtmiştir. Mahkeme, davacıların hesap çizelgelerinin hileli bir şekilde değiştirildiğine ilişkin olarak herhangi bir kanıt gösteremediğini ve araştırılması istenilen yardımcı verilerin dava ile ilintisine gölge düşürdüklerini belirtmiştir. Yine de davalının, hesap çizelgelerini yerel yapısında hazırlama şeklindeki isteklerini dikkate alarak, bunların hazırlanmasına karar vermiştir.
Davalının hiyerarşik veritabanında yer alan anlamlı bilgiler için davacının verdiği dilekçeye ilişkin olarak ise mahkeme, davacının talebini kısmen kabul kısmen reddetmiştir. Mahkeme, davalının veritabanlarından birine erişim talebini reddetmiş, ancak davalının, davacıya “konu kayıtlarını” gösteren diğer iki veritabanının canlı bir demonstrasyonunu 12 Aralık 2008 tarihinde yapmasına ve davacının bilgilerde ne zaman ve ne tür değişiklikler yapıldığını belirlemesine yarayacak durum raporu (incident report) vermesine karar vermiştir.