e-DEVLET HAMLELERİ!

16 Temmuz 2008 tarihli Resmi Gazete bugün Blog’umda da işaret ettiğim üzere üç önemli konuda e-Devlet çalışmalarına ve e-Dönüşüm Türkiye Projesine ilişkin olarak düzenlemeler öngörmektedir. Bunlar: Elektronik Belge Standartları, Lisanlı Yazılım Kullanılması ve 2009-2011 Dönemi Yatırım Programı hazırlıklarıdır.

ELEKTRONİK BELGE ve ELEKTRONİK ARŞİVLEME STANDARDA BAĞLANDI!
16 Temmuz 2008 tarih ve 26938 sayı ile Resmi Gazete’de yayımlanan “Elektronik Belge Standartları” konulu 2008/16 no’lu Başbakanlık Genelgesi’nde şu ifadeler yer almaktadır.

“Kamu adına görev yapan kurum ve kuruluşların faaliyetleri sonucu oluşan belgelerin kayıt altına alınması ve bu belgelerin istenildiği anda erişilebilir şekilde yönetilmesi, kurumsal faaliyetlerin ayrılmaz bir parçası ve bir kamu görevidir. Herkesin, her zaman, her yerden kolaylıkla ulaşabileceği şeffaf, verimli ve sade bir kurum yapısı günümüzde modern ve demokratik kurumların temel hedefi haline gelmiştir. Elektronik ortamda sunulan hizmetlerin ve e-kurum yapısının temelini elektronik bilgi sistemleri oluşturmaktadır.
Kamu kurum ve kuruluşlarınca üretilen elektronik bilgi ve belgelerin idari, mali, hukuki ve tarihi gerekçelerle korunmasının sağlanması ve bunların gelecek nesillere aktarılması ancak standart belge yapılarının oluşturulması ile mümkündür. Elektronik belgeye ilişkin standartlar ile belgelerin korunmasına ve erişimine imkan sağlayacak tedbirlerin elektronik belge yönetim sistemlerinin tasarım aşamasında ele alınması gerekmektedir.
Elektronik belgelerin kayıt altına alınması, kullanılması ve arşivlenmesi konularında çalışma yapma görevi E-Dönüşüm İcra Kurulu’nun 9 Eylül 2004 tarih ve 7 numaralı Kararı ile Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne verilerek TSE 13298 no’lu standardın yayınlanması sağlanmıştır. Hazırlanan bu standart kamu kurum ve kuruluşlarının kullanacakları elektronik belge yönetim sistemleri için temel bir kaynak teşkil etmektedir.
Kamu kurum ve kuruluşları oluşturacakları elektronik belge yönetim sistemlerinde TSE 13298 no’lu standarda göre işlem yapacak, ayrıca üretmiş oldukları elektronik belgenin kurumlar arası paylaşımını www.devletarsivleri.gov.tr internet adresinde belirlenen kurumlar arası elektronik belge paylaşım hizmeti kriterlerine göre gerçekleştirecektir. Genelgenin yayımı tarihinden önce kurulan sistemler ise ilgili kamu kurum ve kuruluşlarınca gözden geçirilerek iki yıl içinde standarda uyumlu hale getirilecektir”.

Genelge’de atıf yapılan TSE 13298 Standardı “Bilgi ve dokümantasyon-Elektronik Belge Yönetimi” adını taşıyor ve kamu kurumlarında üretilen ve/veya üretilmesi muhtemel elektronik dokümanların belge niteliğinin korunabilmesi için gerekli standardların belirlenmesi amacıyla şu konuları içermektedir:

a) Elektronik belge yönetimi sistemi (EBYS) için gerekli sistem gereksinimleri,
b) EBYS için gerekli belge yönetim teknikleri ve uygulamaları,
c) Elektronik belgelerin yönetilebilmesi için gerekli gereksinimler,
d) Elektronik ortamda üretilmemiş belgelerin yönetim fonksiyonlarının elektronik ortamda yürütülebilmesi için gerekli gereksinimler,
e) Elektronik belgelerde bulunması gereken diplomatik özellikler,
f) Elektronik belgelerin hukuki geçerliliklerinin sağlanması için alınması gereken önlemler,
g) Elektronik imza ve mühür sistemlerinin uygulanması için gerekli sistem alt yapısının tanımlanması.